Call for 3D Animation Video content creation/3D एनिमेसन भिडियो सामाग्री निर्माणका लागि, विस्तृत शर्त तथा कार्य विवरण

Posted on
  1. Introduction to National Federation of the Disabled Nepal (NFDN)

The National Federation of the Disabled Nepal (NFDN) has been working as a national umbrella organization of persons with disabilities since 2050 BS. The umbrella organization has more than 330 member organizations in 77 districts of the country. At the same time, it has been working for the rights of persons with disabilities by establishing provincial offices in the seven provinces.

This organization has played a leading role in establishing the rights of persons with disabilities. NFDN has been advocating for the implementation of laws, policies and regulations related to disability and making it relevant in time, developing the leadership and capacity of persons with disabilities and concerned bodies, building a network of persons with disabilities and raising awareness among the public. Despite many legal provisions including the International Convention on the Rights of Persons with Disabilities 2006, National Health Policy 2071, Local Government Operation Act 2074, National Education Policy 2076, Rights of Persons with Disabilities Act 2074 and Regulation 2077, persons with disabilities are excluded in the overall development process of the state.

NFDN is working to promote inclusive development of persons with disabilities and to contribute to the development process, to integrate rehabilitation services, to advocate in province and local level policy plans and budgets, to increase the capacity of persons with disabilities and to include the labor and skills of persons with disabilities in the state development process. In this context, the preparation of this video has been started with the objective of helping to create an accessible environment (universal design) for all. The video is being produced under the project, Include us, in partnership with CBM.

  1. Objective:

The main purpose of this work description is to create at least three 3D animated video materials of 4-5 minutes length. The videos are related to physical infrastructure, transportation system, information communication and other services that are designed using universal design principles and hence are accessible to all.

  1. Expected Output  –

A. Immediate output

At least three 3D animated video contents of 4 to 5 minutes will be prepared as follows;

  • Accessible physical infrastructure and its standards
  • Accessible transport system and its standards
  • Accessible information and communication services and its standards

B. Longer term outcome

There will be information about accessible structure, transportation and communication services with universal design principles.

Model videos will be prepared to raise awareness in the society and convey the message of social change.

People with disabilities will have greater mobility and access to public services, financial independence and access to justice along with respect from the family.

An informative video on accessibility with national and international standards will be prepared.

Discrimination, humiliation and unequal treatment against persons with disabilities will be visible.

Architect, Engineers, IT officers and various agencies will be assisted in preparing structures and services in an accessible format.

  1. Minimal things to include in 3D animated video content

Animated pictures

Sign language

Close Captioning in English

Narration in Nepali language

Audio description in the video content

  1. The process of creating 3D animated video:

Preliminary Consultation Meeting (with Project Team and Technical Advisory Committee)

Discuss and brainstorm about the concept of 3D Animation video (video story, message, content, area, video content, music, characters, etc.)

Second Consultation Meeting (with Project Team and Technical Advisory Committee)

To make a detailed action plan including video quality, duration, main message.

Select video color, logo, etc.

Closing meeting

Identify the platform to reach the target group community, prepare broadcasting strategy,

  1. The Scripts / Story Board must be certified by a technical team before proceeding
  2. Packages and reports

Video must be in HD, Non-HD versions, and Web-based versions.

All usable footage collection including final product design and B roll should be made available to NFDN.

The consultant to work in close coordination with the NFDN.

  1. Tools

All the equipment and other services required for this purpose will have to be arranged by the consultant himself/herself.

  1. Necessary qualifications and experience of service provider-consultancy
  • At least 2-3 years of experience producing 3D animation videos.
  • Along with accessible information and communication system, accessible transportation system and accessible physical infrastructure messages with universal design principles, to be able to provide professional service.
  • Sample 3D Animation videos of the consultancy made public on YouTube or elsewhere.
  • Special preference will be given to consultants who have knowledge on Disability, Accessibility standards and Universal design principles.
  • Consultancy that is legally recognized
  1. Closing date

All work related to video production should be completed by November 15, 2021.

  1. How to submit tender:

Financial and technical proposals should be sealed in separate envelopes.

  1. Place/Office for submission of sealed tender
  • National Federation of the Disabled Nepal, Project Office, Ratopul, Kathmandu
  • Phone number 01-4487341
  1. Tender opening Date and Place:

Technical proposal will be opened at 1:30 pm on 24 September, 2021 at the project office of the NFDN and the eligible firm / company will be informed to mention the financial proposal by phone or email.

  1. Maximum cost

The maximum cost, including tax, for the production of 3D animated video as per Bullet number 1 will be only NRP. 22,50,000 (In words, 22 lakh and fifty thousand only)

  1. Security deposit
  • The firm / company filing the sealed tender will have to attach 2.5 percent bank guarantee of the total deposit with the tender.
  • After the acceptance of the tender, 5 percent bank guarantee (Performance Bond) of the approved amount has to be submitted.
  1. Intellectual property

There will be a work agreement on the basis of payment. Therefore, all the stories, scripts, action plan photos, audio, visual and final videos of this work will be the property of the National Federation of the Disabled Nepal. Except for the purpose of this assignment, no information about the story, plan or video may be disclosed or used without the written permission of the National Federation of the Disabled Nepal.

  1. Managerial and quality assessment processes

The consultant will need to prepare an action plan and a proposed story for each video material before starting work.

While preparing the action plan and story, it should be ensured that there is no negative impact on the physical or mental condition of any person or community, caste, language, culture, religion, gender, community and sovereignty of the country.

The privacy related to work should be respected.

Reference materials: Please read the following accessibility guidelines for writing video stories and making videos.

  1. Accessible Physical Infrastructure and Communication Services Directive 2069. Link: https://www.nfdn.org.np/accessibility-guideline-eng/
  2. The Web accessibility guide: Promoting web for all. Link: https://www.nfdn.org.np/web-accessibility-guide/
  3. ISO Standard 21542 for Building Construction. Link: https://civilnode.com, https://civilnode.com/download-standard/10662173259882/iso-21542-building-construction-accessibility-and-usability-of-the-built-environment
  4. Web Content Accessibility Guideline (WCAG) 2.1 Link: https://www.worg/TR/WCAG21/
  5. Seven Principles of Universal Design. Link: http://universaldesign.ie/What-is-Universal-Design/The-7-Principles/
  6. Disability inclusive risk communication. Link: https://www.nfdn.org.np/disability-inclusive-risk-communication
  7. Nepal National Building Code-206, Study Report. Link: https://bit.ly/3n6FAYv
  8. Guideline Review Report. Link: https://www.nfdn.org.np/guideline-review-report
  9. An example video material on universal design principles. Link: https://www.youtube.com/watch?v=A88E4DH2asQ
  10. Disclaimer: The video has been shared for the reference purpose only. We do not expect exactly same video.                                                                                                                                                                        Application process

The consultant will have to submit the following documents;

  • Interest letter on letter pad
  • A detailed technical proposal including the purpose of making the video, method, time limit, information of the technical / expert team, proposed script for each video material, qualification and experience of the consultant.
  • Financial proposal with cost details
  • Share at least two 3D animated videos made before.
  • Company registration certificate, VAT registration certificate, current tax payment certificate and other documents as per prevailing law should be notarized and submitted

We would like to inform the interested and qualified consultants to submit the sealed tender along with the required documents during the office hours by 22 September, 2021) to the Project Office of the National Federation of the Disabled Nepal at Ratopul, Kathmandu.

महासङ्घको परिचय :

राष्ट्रिय अपाङ्ग महासङ्घ नेपाल सबै प्रकृतिका अपाङ्गता भएका व्यक्तिहरूको राष्ट्रिय छाता संस्थाको रूपमा वि.स.२०५० साल देखि क्रियाशील रहेको छ। यस छाता संस्थामा देशका ७७ जिल्लामा ३३० वटा भन्दा बढी अपाङ्गताको क्षेत्रमा क्रियाशील संस्थाहरू आबद्ध रहेको छन्।सातै प्रदेशमा प्रदेश कार्यालय स्थापना गरी अपाङ्गता भएका व्यक्तिहरूको अधिकारको क्षेत्रमा काम गर्दै आइरहेको छ ।

सबै प्रकृतिका अपाङ्गता भएका व्यक्तिहरू अधिकारको क्षेत्रमा क्रियाशील यस संस्थाले अपाङ्गता भएका व्यक्तिहरूको अधिकार स्थापित गर्न नेतृत्वदायी भूमिका खेलेको  छ। महासङ्घले अपाङ्गता सम्बन्धी ऐन–कानुन ,नीति–नियम कार्यान्वयन र समय सापेक्ष बनाउन वकालत गर्ने, अपाङ्गता भएका व्यक्तिहरू र सरोकारवाला निकायको नेतृत्व तथा क्षमता विकास, अपाङ्गता भएका व्यक्तिहरूको संस्थाको सञ्जाल निर्माण र आम जनमानसमा जनचेतना फैल्याउने कार्य गर्दै आएको छ । अपाङ्गता भएका व्यक्तिहरूको अधिकार सम्बन्धी अन्तर्राष्ट्रिय महासन्धि २००६, राष्ट्रिय स्वास्थ्य नीति २०७१, स्थानीय सरकार सञ्चालन ऐन २०७४, राष्ट्रिय शिक्षा नीति २०७६, अपाङ्गता भएको व्यक्तिहरूको अधिकार सम्बन्धी ऐन २०७४ र नियमावली २०७७ लगायत धेरै कानुनी व्यवस्थाहरू भएता पनि राज्यको समग्र विकास प्रक्रियामा अपाङ्गता भएका व्यक्तिहरू छुटेका छन् । अपाङ्गता भएका व्यक्तिहरू सहितको समावेशी विकास गर्न र विकास प्रक्रियामा योगदान गर्न, पुनर्स्थापना सेवा एकीकृत गर्न प्रदेश तथा स्थानीय तहको नीति योजना र बजेटमा वकालत गर्न अपाङ्गता भएका व्यक्तिहरूको क्षमता अभिवृद्धि गर्ने र अपाङ्गता भएका व्यक्तिहरूको श्रम र सीपलाई राज्यको विकास प्रक्रियामा समावेश गराउने कार्यमा महासङ्घ क्रियाशील छ।यसै क्रममा सबैको लागि पहुँचयुक्त वातावरण (विश्वव्यापी ढाँचामा) निर्माणमा सहयोग पुर्‍याउने उद्देश्यले यो भिडियो तयारीको काम थालनी गरिएको छ ।

 १. उद्देश्य

यो कार्य विवरणको मुख्य उद्देश्य नै सबैका लागि पहुँचयुक्त हुने भौतिक संरचना, यातायात प्रणाली, सूचना सञ्चार एवम् अन्य सेवाहरू सम्बन्धी ४-५ मिनेट लामो कम्तीमा ३वटा 3D एनिमेटेड भिडियो सामाग्री निर्माण गर्नु हो ।

२. अपेक्षित उपलब्धिहरू

क.  तत्काल प्राप्त हुने उपलब्धि

देहायबमोजिम ४ देखी ५ मिनेटको कम्तीमा ३ वटा थ्री डि (3D) एनिमेटेड भिडियो सामाग्री तयार हुनेछ ।

  • पहुँचयुक्त भौतिक संरचना र त्यसका मापदण्ड
  • पहुँचयुक्त यातायात प्रणाली र त्यसको मापदण्ड
  • पहुँचयुक्त सूचना तथा सञ्चार सेवा एवम् त्यसको मापदण्ड

ख.   दीर्घकालीन उपलब्धि

  • सबैले प्रयोग गर्न सक्ने (विश्वव्यापी ढाँचा अर्थात Universal Design) पहुँचयुक्त संरचना, यातायात र सञ्चार सेवा सम्बन्धी सन्देश प्रवाह हुनेछ।
  • समाजमा सचेतना जगाउने रसामाजिक परिवर्तनको सन्देश दिने नमुना भिडियोहरू तयारी हुनेछ।
  • अपाङ्गता भएका व्यक्तिहरूको गतिशीलता र सार्वजनिक सेवामा पहुँच, आर्थिक स्वतन्त्रता र न्यायमा पहुँच र परिवारको सम्मान बढ्नेछ ।
  • राष्ट्रिय तथा अन्तर्राष्ट्रिय मापदण्ड सहितको पहुँचयुक्तता सम्बन्धी ज्ञान वर्द्धक भिडियो तयार हुनेछ।
  • अपाङ्गता भएका व्यक्तिहरूलाई हुने विभेद,अपमान र असमान व्यवहारउजागर हुनेछ ।
  • इन्जिनियर,आइटी अफिसर र विभिन्न निकायहरूलाई पहुँचयुक्त ढाँचामा संरचना तथा सेवा तयार गर्न सहायक हुनेछ ।

३. थ्री डी (3D) एनिमिटेड भिडियो सामाग्रीमा समेटिने न्यूनतम कुराहरू

  • एनिमेटेड चित्रहरू
  • साङ्केतिक भाषा
  • अङ्ग्रेजी भाषामा क्याप्सन (Close Captioning).
  • नेपाली भाषामा भिडियो कथा (Narration)
  • भिडियो सामाग्रीमा प्रयोग हुने मुख्य-मुख्य दृश्यको श्रव्य विवरण (Audio description)

४. थ्री डि(3D) एनिमिटेड भिडियो बनाउने प्रक्रिया :

  • प्रारम्भिक परामर्श बैठक (परियोजना टिम  र प्राविधिक सल्लाहकार समितिसँग)

3D Animation भिडियोको अवधारणा बारे छलफल तथा मन्थन (भिडियो कथा, सन्देश,विषय बस्तु,क्षेत्र,भिडियो सामाग्री, सङ्गीत, पात्र आदी)

  • दोस्रो परामर्श बैठक (परियोजना टिम र प्राविधिक सल्लाहकार समितिसँग)
  • भिडियोको गुणस्तर, अवधि, मुख्य सन्देश सहितको विस्तृत कार्य योजना निर्माण गर्ने ।
  • भिडियोको रङ्ग, लोगो आदी चयन गर्ने ।
  • समापन बैठक
  • लक्षित वर्ग समुदाय सम्म पुग्ने प्लेटफर्म को पहिचान गर्ने, प्रसारण रणनीति तयारी गर्ने,

५. लिपि/स्टोरी (Scripts/Story) बोर्ड अगाडि बढ्नु अघि प्राविधिक टिम वाट प्रमाणित गर्नु पर्ने ।

६.  प्याकेज र प्रतिवेदन

  • भिडियो HD, Non-HD संस्करण, र Web-ready Versions मा हुनुपर्छ ।
  • फाइनल उत्पादन डिजाइन र B roll सहित सबै प्रयोग योग्य फुटेज सङ्ग्रह महासङ्घलाई उपलब्ध गराउनु पर्नेछ ।
  • परामर्शदाताले राष्ट्रिय अपाङ्ग महासङ्घ नेपालको निकट समन्वयमा काम गर्नुपर्ने ।

७. उपकरणहरू

यस कार्यको लागि आवश्यक पर्ने सबै उपकरण र अन्य सेवाहरू परामर्शदाता स्वयम्ले व्यवस्था गर्नु पर्नेछ ।

 ८. सेवा प्रदायक कन्सल्टेन्सीको आवश्यक योग्यता र अनुभव

  • 3D Animation भिडियो उत्पादन गरेको न्यूनतम २-३ वर्षको अनुभव भएको।
  • पहुँचयुक्त सूचना तथा सञ्चार प्रणाली,पहुँचयुक्त यातायात प्रणाली र पहुँचयुक्त भौतिक संरचना सम्बन्धी विशेषज्ञ सहितको प्राविधिक सेवा दिन सक्ने ।
  • नमुना 3D Animation भिडियोहरू यूटुभ वा अन्यत्र सार्वजनिक गरेको ।
  • अपाङ्गता (Disability), पहुँचयुक्तता (Accessibility standards) र सर्वमान्य ढाँचा (Universal design principles) सम्बन्धी ज्ञान भएको (सम्बन्धित विषयमा यस अघि काम गरेका परामर्शदातालाई विशेष प्राथमिकता दिइनेछ।
  • कानुनी मान्यता प्राप्त

९. समय सीमा

भिडियो निर्माण सम्बन्धी सम्पूर्ण कार्य मिति २०७८ कार्तिक २९ गते (१५ नोभेम्बर २०२१) सम्मा सक्नुपर्नेछ ।

१०. शिलवन्दि बोलपत्र पेशगर्ने तरीका :

आर्थिक र प्राविधिक प्रस्ताव छुट्टा छुट्टै खाममा शिलबन्दि गरी पेश गर्नुपर्नेछ ।

११. शिलबन्दि बोलपत्र पेश गर्ने निकाय/कार्यालय

राष्ट्रिय अपाङ्ग महासंघ नेपाल, परियोजना कार्यालय रातोपुल काठमाण्डौं

फोन नम्वर ०१-४४८७३४१

१२. शिलबन्दि बोलपत्र खोल्ने मिति र स्थान:

वि स २०७८।०६।०८  गते राष्ट्रिय अपाङ्ग महासंघ नेपालको परियोजना कार्यालयमा दिउसो १:३० वजे प्रविधिक प्रस्ताव खोलिनेछ र सो मा योग्यहुने फर्म/कम्पनीलाई फोन वा ईमेलको माध्यमवाट आर्थिक प्रस्ताव खोल्ने जानकारी गराइनेछ ।

 १३. अधिकतम लागत

बुदा नम्वर १ अनुसारको थ्री डि एनिमिटेड भिडियो निर्माणका लागि कर सहित अधिकतम लागत रु.२२,५०,०००।००(अक्षेरुपी बाइस लाख पचास हजार) मात्र हुनेछ ।

१४. जमानत रकम

शिलबन्दि बोलपत्र दाखिला गर्ने फर्म/कम्पनीले बोलपत्र साथ जम्मा कवुल रकमको २.५ प्रतिशत बैक जमानत संलग्न गर्नुपर्नेछ ।

बोलपत्र स्वीकृत भए पछि स्वीकृत रकमको ५ प्रतिशत कार्यगत बैक जमानत(Performance Bond) पेश गर्नु पर्नेछ ।

१५. बौद्धिक सम्पत्ति

भुक्तानीको आधारमा कार्य सम्झौता हुनेछ। तसर्थ यस कार्यको सबै कथा,स्क्रिप्ट, कार्य योजना फोटोहरू,श्रव्य, दृश्य र अन्तिम भिडियोहरू राष्ट्रिय अपाङ्ग महासङ्घ नेपालको सम्पत्ति हुनेछ। यस असाइनमेन्टको प्रयोजन बाहेक राष्ट्रिय अपाङ्ग महासङ्घ नेपालको लिखित अनुमति बिना कथा,योजना र भिडियोको बारेमा कुनै जानकारी बाहिर खुलाउन वा प्रयोग गर्न सकिँदैन।

१६. व्यवस्थापकीय एवं गुणस्तर निर्धारण प्रक्रियाहरू

  • परामर्शदाताले काम सुरु गर्नु पूर्व कार्य योजना एवम् हरेक भिडियो सामाग्रीका लागि प्रस्तावित कथा तयार गर्नु पर्नेछ ।
  • कार्य योजना र कथा तयार गर्दा कुनै पनि व्यक्ति वा समुदायको शारीरिक वा मानसिक अवस्था, जाती, भाषा, संस्कृति,धर्म,लिङ्ग,समुदाय र देशको सार्वभौमसत्ता प्रति कुनै पनि नकारात्मक असर नहुने सुनिश्चित गर्नु पर्नेछ ।
  • कामसङ सम्बन्धित कुराहरूको गोपनीयताको रक्षा गर्नुपर्नेछ ।

१७. भिडियो कथा लेख्न र भिडियो बनाउन निम्न पहुँचयुक्तता सम्बन्धी आवश्यक निर्देशिका हरू अध्ययन गर्नुहुन अनुरोध छ ।

  • पहुँचयुक्त भौतिक संरचना तथा सञ्चार सेवा निर्देशिका २०६९
  • ISO Standard 21542 for Building Construction
  • Web Content Accessibility Guideline(WCAG)2.1
  • Seven Principles of Universal Design
  • An example video material on universal design principles

१८. आवेदन प्रक्रिया

परामर्शदाताले निम्न अनुसारको कागजात पेस गर्नु पर्नेछ ।

  • लेटर प्याडमा इच्छा पत्र ।
  • भिडियो बनाउने उद्देश्य, विधि , समय सीमा, प्राविधिक /विशेषज्ञ टोलीको जानकारी, हरेक भिडियो सामाग्रीका लागि प्रस्तावित कथा (Proposed script), परामर्शदाताको योग्यता र अनुभव सहितको एक विस्तृत प्राविधिक प्रस्ताव ।
  • लागत विवरण सहितको आर्थिक प्रस्ताव
  • आफूले यस अघि तयार गरेको कम्तीमा २ वटा थ्री डी (3D) एनिमिटेड भिडियो ।
  • कम्पनी दर्ता प्रमाणपत्र, VAT दर्ता प्रमाणपत्र, चालु कर चुक्ता प्रमाण पत्र र प्रचलित कानुन बमोजिमको अन्य कागजातहरू नोटरी गरी पेश गर्नुपर्नेछ ।

इच्छुक र योग्य परामर्शदातालाई मिति: २०७८।०६।०६ गते (२२ सेप्टेम्बर २०२१)भित्र कार्यालय समयमा आवश्यक कागजातहरू सहित शिलबन्दि बोलपत्र राष्ट्रिय अपाङ्ग महासङ्घ नेपालको रातो पुल कार्यालयमा पेस गर्न सूचित गर्दछौ ।

अध्ययन गर्नुपर्ने सहयोगी सामाग्रीहरु:

  1. https://civilnode.com/download-standard/10662173259882/iso-21542-building-construction-accessibility-and-usability-of-the-built-environment
  2. https://civilnode.com
  3. https://www.worg/TR/WCAG21/
  4. http://universaldesign.ie/What-is-Universal-Design/The-7-Principles/
  5. https://www.youtube.com/watch?v=A88E4DH2asQ

Similar Posts

  • नेपाल राष्ट्रिय भवन संहिता—२०६ तथा विकास योजनाहरुमा पहुँचयुक्तताको स्थिति सम्बन्धी अध्ययन प्रतिवेदन

    June 2021 राष्ट्रिय भवन संहितामा समेटिएका पहुँचयुक्ततासंग सम्बन्धित विषयबस्तुको समिक्षा गरि राष्ट्रिय—अन्तर्राष्ट्रिय अभ्यास अनुरुपका कुराहरुलाई भवन संहितामा समेट्न नेपाल सरकारको ध्यानाकर्षण गराउने उद्देश्यले…

  • राष्ट्रिय जनगणना सम्बन्धी सचेतनामूलक भिडियो

    “मेरो जनगणना मेरो सहभागिता, राष्ट्रिय जनगणना २०७८”
    बिक्रम संवत २०७८ साल कार्तिक २५ गते देखि मंसिर ९ गते सम्म सञ्चालन हुन गईरहेको राष्ट्रिय जनगणनामा सबै अपाङ्गता भएका व्यक्तिहरूको गणना सुनिश्चित गरौँ । अपाङ्गता सम्बन्धी तथ्याङ्कको अभावमा अपाङ्गता भएका व्यक्तिको पक्षमा प्रभावकारी योजना, नीति र कार्यक्रम बन्न नसकिरहेको र उनिहरू राज्यबाट पाउने सेवा सुविधा र अवसरबाट बञ्चित भईरहेको वर्तमान परिप्रेक्षलाई मध्यनजर गर्दै सम्पूर्ण अपाङ्गता भएका व्यक्ति, उनीहरूका संस्था, यस क्षेत्रमा कार्यरत सम्पूर्ण सरोकारवाला निकाय, सञ्चार माध्यम, राजनैतिक दल, संघसंस्था, नागरिक समाज, नीजि क्षेत्र, अपाङ्गता भएका व्यक्तिका परिवार, आफन्त लगायत सबैले यस पटकको जनगणनामा अपाङ्गता भएका व्यक्तिको गणना सुनिश्चित गराउन आ-आफ्नो क्षेत्रबाट पहल गर्न राष्ट्रिय अपाङ्ग महासंघ नेपाल हार्दिक अनुरोध गर्दछ । गणनामा कतैपनि अपाङ्गता भएका व्यक्ति नछुटुन्, नदोहोरिउन् ।  

  • जेशिका कक्सद्धारा नेपालको भ्रमण

    काठमाण्डौ यू.एस.आइ.डी., ह्यान्डक्याप्ट इन्टरनेशनल र राष्ट्रिय अपाङ्ग महासघ नेपालको सयुक्त आयोजनामा जन्मजात नै दुबै हात नभएकी अमेरिकी नागरिक विमान चालिका जेसिका कक्ससँग साक्षतकार…

  • २० औँ बार्षिक साधारण सभा सम्बन्धी सूचना

    राष्ट्रिय अपाङ्ग महासंघ नेपालको २० औँ बार्षिक साधारणसभा यहि मिति २०७७ साल चैत्र ७ गते बागमती प्रदेशको चितवनमा गर्ने निर्णय भएअनुसार महासंघको विधान २०५० (पाचौँ संशोधन २०७४) को दफा ९ मा व्यवस्था भएअनुसार जिल्ला प्रशासन कार्यालय यस महासंघमा २०७७/०७८ को लागि नविकरण भएका सदस्य संस्थाहरूलाई उक्त साधारण सभामा उपस्थितिको लागि निमन्त्रणा गरिन्छ साथै उपस्थित हुनको लागि महासंघको विधानको दफा ११ मा व्यवस्था भए अनुसार  प्रतिनिधि पठाइदिनुहुन अनुरोध सहित यो सूचना जारी गरिएको छ ।